Politique de confidentialité

La présente politique de confidentialité explique comment VANDY-SERVICES SRL collecte, utilise, conserve et protège les données à caractère personnel transmises via son site internet, ses formulaires, ses échanges professionnels et ses prestations.

1. Données personnelles collectées

Dans le cadre de ses activités, VANDY-SERVICES SRL peut collecter les catégories de données suivantes :

• nom et prénom ;
• fonction ou qualité professionnelle ;
• nom de l’entreprise, institution, administration ou organisation ;
• adresse e-mail ;
• numéro de téléphone ;
• adresse de facturation ;
• numéro BCE, numéro TVA ou références administratives ;
• référence de bon de commande, centre de coût ou engagement administratif ;
• informations relatives à une demande de formation, d’évaluation ou de consultance ;
• nombre de participants ;
• nom, prénom et e-mail des participants lorsque ces informations sont nécessaires ;
• informations relatives au lieu de prestation, au matériel utilisé ou aux contraintes de sécurité ;
• documents ou photos transmis volontairement pour analyser une demande ;
• données nécessaires à la facturation, au suivi administratif et à la preuve contractuelle.

2. Finalités du traitement

Les données collectées peuvent être utilisées pour les finalités suivantes :

• répondre à une demande de contact ;
• analyser une demande de devis ;
• établir une offre ou une proposition adaptée ;
• organiser une formation, une évaluation ou une prestation de consultance ;
• préparer les documents administratifs liés à une prestation ;
• gérer les inscriptions et les participants ;
• assurer le suivi des présences, évaluations et documents remis ;
• établir les factures et assurer le suivi comptable ;
• répondre aux obligations légales, fiscales, comptables et contractuelles ;
• assurer la sécurité, la traçabilité et la bonne organisation des prestations ;
• défendre les droits et intérêts légitimes de VANDY-SERVICES SRL en cas de litige.

3. Bases légales du traitement

Les traitements de données reposent, selon les cas, sur une ou plusieurs des bases légales suivantes :

• l’exécution de mesures précontractuelles, notamment l’analyse d’une demande de devis ;
• l’exécution d’un contrat ou d’une prestation ;
• le respect d’obligations légales, fiscales, comptables ou administratives ;
• l’intérêt légitime de VANDY-SERVICES SRL à gérer ses activités, assurer le suivi de ses clients et protéger ses droits ;
• le consentement de la personne concernée lorsque celui-ci est requis, notamment pour certaines communications ou certains traitements spécifiques.

4. Données relatives aux formations et aux participants

Dans le cadre des formations, VANDY-SERVICES SRL peut être amenée à traiter certaines données relatives aux participants, notamment leur identité, leur adresse e-mail, leur présence, leur participation, les résultats éventuels d’une évaluation et les documents remis.

Ces données sont utilisées uniquement pour organiser la formation, assurer le suivi administratif, établir les attestations éventuelles, répondre aux demandes du client et conserver une preuve raisonnable de la prestation réalisée.

Le client qui communique des données concernant ses travailleurs, collaborateurs, participants ou représentants garantit que ces personnes ont été informées de la transmission de leurs données à VANDY-SERVICES SRL dans le cadre de la prestation demandée.

5. Documents, photos et pièces jointes transmis

Lorsque le formulaire de demande de devis ou les échanges par e-mail permettent la transmission de documents, ces éléments sont utilisés uniquement pour analyser la demande, comprendre le contexte, évaluer les contraintes pratiques ou organiser la prestation.

Il est demandé aux utilisateurs de ne pas transmettre de données sensibles ou non nécessaires. Si des documents contiennent des informations confidentielles, le demandeur est invité à s’assurer qu’il dispose des droits nécessaires pour les communiquer.

6. Destinataires des données

Les données personnelles sont principalement destinées à VANDY-SERVICES SRL. Elles peuvent, lorsque cela est nécessaire, être communiquées aux destinataires suivants :

• prestataires techniques intervenant dans l’hébergement ou la maintenance du site ;
• prestataires informatiques ou outils utilisés pour la gestion des e-mails, documents ou formulaires ;
• comptable, conseil fiscal ou conseil juridique ;
• administrations, autorités publiques ou organismes compétents lorsque la loi l’impose ;
• partenaires ou intervenants spécialisés, uniquement lorsque cela est nécessaire à l’organisation d’une prestation et dans la limite des informations utiles.

VANDY-SERVICES SRL ne vend pas les données personnelles à des tiers.

7. Durée de conservation

Les données sont conservées uniquement pendant la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées, sous réserve des obligations légales, fiscales, comptables ou contractuelles applicables.

• les demandes de contact ou de devis peuvent être conservées pendant la durée nécessaire au suivi commercial et administratif ;
• les données liées aux prestations, inscriptions, évaluations et attestations peuvent être conservées afin d’assurer le suivi et la preuve de la prestation ;
• les données de facturation sont conservées pendant la durée légale requise ;
• les données nécessaires à la défense des droits de VANDY-SERVICES SRL peuvent être conservées pendant les délais de prescription applicables.

8. Sécurité des données

VANDY-SERVICES SRL met en œuvre des mesures raisonnables destinées à protéger les données personnelles contre l’accès non autorisé, la perte, l’altération, la divulgation ou l’utilisation abusive.

Ces mesures comprennent notamment la limitation des accès, l’utilisation d’outils professionnels, la sécurisation des comptes e-mail, la prudence dans le traitement des documents transmis et l’attention portée à la confidentialité des informations reçues.

9. Cookies et technologies similaires

Le site internet de VANDY-SERVICES SRL peut utiliser des cookies strictement nécessaires à son bon fonctionnement, à la sécurité du site et à l’amélioration de l’expérience utilisateur.

Si des outils de mesure d’audience, de statistiques, de marketing, de sécurité ou d’intégration externe sont ajoutés ultérieurement, ceux-ci seront utilisés conformément aux règles applicables en matière de consentement.

Une bannière de cookies ou un outil de gestion du consentement pourra être mis en place si cela s’avère nécessaire en fonction des fonctionnalités réellement utilisées sur le site.

10. Droits des personnes concernées

Conformément au Règlement Général sur la Protection des Données, toute personne concernée dispose, dans les limites prévues par la réglementation applicable, des droits suivants :

• droit d’accès aux données personnelles la concernant ;
• droit de rectification des données inexactes ou incomplètes ;
• droit à l’effacement des données, lorsque les conditions légales sont réunies ;
• droit à la limitation du traitement ;
• droit d’opposition au traitement ;
• droit à la portabilité des données, lorsque ce droit est applicable ;
• droit de retirer son consentement lorsque le traitement repose sur le consentement ;
• droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente.

Toute demande relative à l’exercice de ces droits peut être adressée à : administration@vandy-services.com .

Pour des raisons de sécurité et de confidentialité, VANDY-SERVICES SRL peut demander des informations complémentaires afin de vérifier l’identité de la personne qui exerce ses droits.

11. Autorité de contrôle

En Belgique, l’autorité compétente en matière de protection des données est l’Autorité de protection des données.

Les personnes concernées peuvent introduire une réclamation auprès de cette autorité si elles estiment que leurs droits n’ont pas été respectés.

Site internet : www.autoriteprotectiondonnees.be

12. Liens vers des sites tiers

Le site internet de VANDY-SERVICES SRL peut contenir des liens vers des sites externes. VANDY-SERVICES SRL n’est pas responsable du contenu, de la sécurité, de l’exactitude ou des pratiques de confidentialité de ces sites tiers.

Il appartient à l’utilisateur de consulter les politiques de confidentialité propres aux sites externes qu’il visite.

13. Mise à jour de la politique de confidentialité

La présente politique de confidentialité peut être mise à jour afin de tenir compte de l’évolution du site, des services proposés, des outils utilisés ou des obligations légales applicables.

La version applicable est celle publiée sur le site internet au moment de la consultation.